Şirketinizin Faturaları Kaybolursa Ne Yapacaksınız?

Bu haftaki makalemin konusunu danışmanlık yapmış olduğumuz bir firmanın yaşadığı ticaretle uğraşan herkesin karşılaşabileceği bir konu ile ilgili satış için bir şehre giden şirket aracında bulunan şirkete ait bir koçan fatura kaybolmuş gelen soru ne yapacağız?

Türk ticaret kanununa göre de, vergi kanunlarımıza göre de fatura saklanması zorunlu belgelerden biridir kaybolması halinde kaybolmanın sebebi Vergi Usul Kanunumuzda belirtilen “ mücbir sebeplerden(yangın,deprem,sel gibi) her hangi biri sebebi ile ise bu durum tevsik ve ispat olunursa İtfaiye, Emniyet ve vergi dairesi yoklama memurlarınca tutanaklar tutulduktan sonra  mahkemeye başvurularak zayi tespit davası açılmalıdır mahkemenin kararı doğrultusunda alınan zayi belgesi ile vergi dairesine müracaat mükellefi sorumluluktan koruyacaktır.

Fakat yukarda bahsettiğimiz gibi mücbir bir sebep dolayısı ile belgeler kaybolmamış ise durum biraz farklıdır böyle bir durum ile karşılaştığınızda yapmanız gereken öncelikle Söz konusu kaybolma durumunu düzenlenecek bir tutanakla tespit emek olmalıdır.

Bu tutanakta; kaybolan belgelere ilişkin gazete ilanının verileceği, mahkeme tespiti ve vergi dairesine bildirim konularına yer verilen ayrıntılı bilgiler bulunmalıdır. Düzenlenecek Tespit tutanağı ile  bir gazeteye kayıp belgelerin Seri ve Sıra No.su ile adedine yer verilen bir ilan verilir. Olayın tutanağa bağlandığı tarihten itibaren 15 günü geçirmeden mahkemeye başvurularak tespit davası açılmalıdır. Mahkemeye başvururken gazete ilanı ve işletme içinde düzenlenen tutanakta mahkemeye ibraz edilmelidir. Mahkemeden talep edilmesi gereken ise kayıp faturaların geçersizliği ve zayi belgesi verilmesi olmalıdır. Mahkeme kararı alındıktan sonra (lehe veya aleyhe) bir dilekçe ekinde tutanak ve gazete ilanı ile birlikte vergi dairesine bildirimde bulunulmalıdır. Burada önemli olan kaybolma olayının tespiti yoluna gitmek ve bunu ispatlayacak belgelere dayandırmaktır.  Bu süreç doğru yapılmaz ise şirketinizin vergi incelemesinde sorun yaşayabilirsiniz nitekim bu konuda  Danıştay Dokuzuncu Dairesince verilen bir kararda şöyle denmektedir“ fatura cildinin kaybolduğuna dair Vergi Dairesi’ne bilgi verildiği fakat kaybolma olayının tespiti yoluna gidilmediği ve incelenmek üzere ibrazının istenmesi üzerine bu hususun(vergi dairesine bildirdim) ileri sürüldüğü görülmüştür.Bu nedenle yükümlünün, faturaların kaybolduğu yolundaki soyut iddiasının kabulüne imkan bulunmadığından, hasılat yazılmadığı ve kasten vergi ziyanına sebebiyet verildiği açık olan fatura tutarlarına göre saptanan matrah farkı üzerinden salınan vergi miktarına göre vergi ziyaı cezası kesilmesinde kanuna aykırılık görülmediği..”şeklindedir. görüldüğü gibi kaybolan faturadan dolayı inceleme sırasında incelemeye sunulmadığı için inceleme elemanınca vergi ziyanı cezası kesilmiş danıştayda bu kararı onaylamıştır

Yukarıda izah etmeye çalıştığımız üzere son dönemlerde mükelleflerin fatura kaybetme ve fatura çalınma olayları daha sık olarak karşımıza çıkmaktadır. Bazı olaylarda da söz konusu faturalar çalınmak suretiyle gerçeğe aykırı olarak düzenlenmektedirler. Bu nedenle mükellefler çalınan faturalara ilişkin olarak çalındığı tarih itibariyle yukarıda belirtilen yerlere gerekli bildirimde bulunmaları gerekmektedir. Ayrıca belgesi kaybolan mükellefler söz konusu belgelerin kullanılması halinde kendi firması tarafından düzenlenmediğinin ispat edilmesi halinde ilgili mükellefe ilişkin olarak herhangi bir vergisel işlem yapılmaz. Ancak bu durumu ispatlayamazsa vergi tarhiyatıyla karşı karşıya kalabilir. Bu nedenle mükellefler gerek hasılat faturaların saklanması gerekse gider belgelerinin saklanmasında gerekli özeni göstermeleri gerekmektedir. Yargı kararları ile alakalı yaptığım incelemede eski kararların mükellefler lehine verilirken son dönem kararların mükellef aleyhine olduğunu gördüm kaybolan faturalarla ilgili bir tebliğ hükmüne ve içtihadı birleştirme kararına rastlayamadım. Böyle önemli bir konuyu Bakanlığın açıkta bırakmaması gerektiği kanaatindeyim. Ya içtihad birleştirme kararının çıkması hızlandırılmalı, ya da bir tebliğ veya iç genelge hazırlanarak konu çözüme ulaştırılmalıdır.