Ticari Defter Tasdikleri Ve Son Değişiklikler

Ticari defterleri tutma yükümlülüğü, tacir sıfatının kazanıldığı andan itibaren başlamaktadır. Vergi mükelleflerinin, gelir ve giderlerini vergi kanunlarında belirtilen şekilde kanuni defterlere, usulüne uygun olarak ve belirlenen zaman içinde kaydetmeleri kanuni bir zorunluluktur. Diğer yandan ticari defterlerin hukuki bir değer taşıması için de tasdik ettirilmeleri gerekmektedir. Bu yazımda söz konusu tasdiki gereken defterler ve tasdik zamanları ve bu konudaki son değişiklikleri 7 soru sorarak ayrıntılı bir şekilde anlatacağım.

1. 1.      Tüccarların tutması gereken defterler nelerdir?

Birinci sınıf tüccarların tutacakları defterler, yevmiye defteri (günlük defter), defter-i kebir (büyük defter), envanter defteri olarak düzenlenmiştir. İkinci sınıf tüccarlar ise işletme hesabı defteri tutmakla yükümlüdürler. Bu defterler aynı zamanda tasdik ettirilmek zorundadırlar.

İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler, envanter ve amortisman kayıtlarıyla ilgili olarak ayrı bir envanter defteri ve amortisman defteri tutuyorlarsa bunlardan envanter defterini de işletme hesabı defterinde olduğu gibi tasdik ettirmek durumundadırlar. Zirai kazançlar gerçek usulde, işletme ve bilanço esasına göre tespit olunur. Çiftçi işletme defteri, çiftçilerin zirai kazançlarının işletme hesabı esasına göre belirlenmesinde tutulur.

1. 2.      Serbest meslek erbabının tutacağı defterler nelerdir?

Vergi Usul Kanununa göre, serbest meslek erbapları “serbest meslek kazanç defteri” tutmakla yükümlü bulunmaktadırlar. Noterlerle, noterlik görevini ifa edenler ve borsa acentelerinin resmi defterleri, serbest meslek kazanç defteri yerine geçer. Bunların resmi defterleri dışında ayrıca defter tutmalarına gerek yoktur. Vergi Usul Kanununa göre doktorların tuttukları protokol defterinde Kanun’da öngörülen bilgiler gösterilmek şartıyla ayrıca serbest meslek kazanç defteri tutmayabilecekleri belirtilmiştir. Söz konusu defterlerin aynı zamanda noterlere tasdik ettirilmeleri gereklidir.

1. 3.      Vergi usul Kanununda defter tasdik zamanları nasıl yer bulmuştur?

Vergi Usul Kanununa göre öteden beri işe devam edenler defterlerini kullanacağı yıldan önce gelen son ayda ticari defterlerini tasdik ettirmek zorundadırlar. “Öteden beri işe devam etmek” deyimi defterlerini tasdike sunmadan önce işe başlamış ve defter tutmuş mükellef anlamını taşımaktadır. Bu durumda olan mükellefler defterlerini Aralık ayı içinde (Aralık ayı sonuna kadar) tasdik ettirirler.

Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilen mükellefler, defterlerini kullanacağı hesap döneminden önce gelen son ayda tasdik ettirmek zorundadırlar. Yeniden işe başlayanların defterlerini işe başlama tarihinden önce tasdik ettirmeleri gerekir. “Yeniden işe başlama” deyimi ilk kez işe başlamayı ve mükellefiyeti terk ettikten sonra işe başlamayı ifade eder.

Sınıf değiştiren tüccarların, bu değişikliğin, doğduğu andan (yani sınıf değiştirme tarihinden) önce defterlerini tasdik ettirmeleri gerekmektedir. Örneğin, işletme defteri tutan ve 2011 yılı alış ya da satışları, VUK’un 177. maddesinin birinci bendinde yer alan 402 sayılı Vergi usul kanunu genel tebliği ile 2011 yılı hadlerini aşan bir mükellef, ikinci sınıf tüccar olma niteliğini 2011 yılında kaybetmiştir. Bu durumda 2012 yılına ilişkin bilanço esasına göre tutacağı defterlerini 2011 yılının Aralık ayı içinde tasdik ettirecektir.

Çeşitli muafiyetler nedeniyle defter tutmak zorunda olmayan gerçek ve tüzel kişiler, muaflıklarının kalktığı tarihten başlayarak 10 gün içinde defterlerini tasdik ettireceklerdir.

Tasdike tabi defterlerin, hesap dönemi bitmeden dolması ya da yıl içinde diğer bazı nedenlerle yeni defter kullanmaya zorunlu kalınması halinde, bu defterlerin kullanılmaya başlanılmasından önce tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Diğer deyişle defterlerin dolması halinde, yeni defterlerin en geç on gün içinde tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Çünkü gerek VUK, gerekse TTK kayıtların on günden fazla geciktirilmesini kabul etmemiştir. Ancak, kayıtlarını sürekli olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut belgelere dayanarak yürüten işletmelerde defter kayıtlarının 45 gün sonra yapılması mümkün olduğundan, tasdik de bu süre içinde yapılabilir.

Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler Ocak ayı içinde, hesap dönemleri Maliye Bakanlığınca tespit olunanlar ise, bu dönemin ilk ayı içinde tasdiki yeniletmek zorundadırlar. Aynı defteri ertesi yılda kullanmak isteyenlerin tasdiki yeniletmemeleri (ara tasdiki yaptırmamaları) birinci derecede usulsüzlük cezasını ve re’sen takdiri gerektirir. Defter tasdikleri ile alakalı son gelişme ise 02.03.2011 tarihinde yayımlanan 406 sayılı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile tasdik edilecek defter bilgilerinin elektronik ortamda bildirim zorunluluğu getirilmiştir. Noterler Birliği tarafından yapılan açıklamada defter tasdik ettirecek olan Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler 10.11.2011 tarihinden itibaren noterlerden geçici kullanıcı şifresi alacak, Noterler Birliğinin resmi web sitesinden giriş yapacak ve defter bilgilerini kaydedecektir. Defter tasdikleri ancak bu bilgiler sisteme girildikten sonra yapılacaktır.

1. 4.      Türk ticaret Kanununa göre defter tasdik zamanları nasıl açıklanmıştır?

Türk Ticaret Kanununa göre tacir sıfatına sahip gerçek ve tüzel kişiler tarafından bilanço ya da işletme hesabı esasına göre tutulan defterlerin hem açılış hem de kapanış tasdiki zorunludur.

Yevmiye defterinin, yeni yılın en geç Ocak ayı sonuna kadar notere gösterilip son işlemin altına noterce “görülmüştür” şerhi yazılarak mühürlenip tasdik edilmesi gerekmektedir. Envanter defterinin de en geç Mart ayı sonuna kadar tamamlanarak notere gösterilmesi ve aynen yevmiye defterinde olduğu gibi tasdik ettirilmesi gerekir.

Vergi Usul Kanununda ticari defterlerin kapanış tasdiklerinin yaptırılması gerektiğine dair herhangi bir hüküm yer almamıştır. Bu nedenle kapanış tasdikinin yaptırılmaması VUK yönünden re’sen takdir nedeni sayılmamaktadır. Buna karşılık Ticaret Kanunu açısından o defter delil olarak ispat gücünü yitirmiş olmaktadır.

1. 5.      Yeni Türk Ticaret kanununda Defter tutma ile ilişkili değişiklikler nelerdir?

Defter tutma yükümünü Yeni TTK’de belirtildiği şekilde yerine getirmeyenler, 200 günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır.(Madde 64), (Madde 65), (Madde 562)

Yeni düzenlemenin, teknolojik gelişmeleri dikkate almasının bir sonucu olarak; defter ve belgelerin saklanması konusunda ikili bir sistem öngörülmüştür. Buna göre; defter ve belgeler fiziki olarak saklanabileceği gibi veri taşıyıcıları kullanılarak da saklanabilecektir. Bu yöntemle; defterlerin tutulmasında, UFRS ye göre tacirin ticari işlemlerini açıkça göstermesi gerekmektedir. Temel defterler dışında hangi defterlerin tutulması gerektiği yeni düzenlemede açıkça belirtilmemiştir. İşletmelerin niteliği dikkate alınmakla birlikte Türkiye Muhasebe Standartları Kurulu (TMSK) tarafından belirlenecek esaslar dahilinde hangi defterlerin tutulacağı belirlenecektir. İşletme ile ilgili her tür belge ve bilgisayar kayıtlarının v.b. saklanması yükümünü Yeni TTK ‘da belirtildiği şekilde yerine getirmeyenler, 200 günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır. (Madde 64/2), (Madde 562)Yeni TTK ile tüm defterlerin açılış ve kapanışları noter onayı zorunlu hale getirilmiştir. Buna göre; uygulamada zaman bakımından sıkışıklık yaratmamak için tasdik suresi, izleyen faaliyet döneminin altıncı ayına kadar yapılabilecektir. Sanayi ve Ticaret Bakanlığının Tebliği ‘ne uygun şekilde ticari defterlerin açılış ve kapanış onaylarını yerine getirmeyenler 200 günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır. (Madde 64/3), (Madde 562)

Hileli envanter çıkaranlar, 200 günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır. (Madde 66), (Madde 67), (Madde 562)

1. 6.      Kanuni defterlerin süresinde tasdik ettirilmemesi halinde ne olur?

Kanuni defterlerin belli edilen sürelerde tasdik ettirilmemesi usulsüzlük cezasının uygulanmasını gerektirir. Tasdiki zorunlu olan defterlerden herhangi birinin tasdik işleminin yaptırılmamış olması birinci derecede usulsüzlük cezasını gerektirmektedir. Diğer yandan kanuni sürenin sonundan başlayarak bir ay geçtikten sonra tasdik ettirilenler tasdik ettirilmemiş sayılmaktadır. Bu nedenle zamanında yapılmayan defter tasdikleri ayrıca re’sen takdir nedenlerinden biridir. VUK’ta belirtilen sürelerin sonundan başlayarak bir ay içinde yapılacak tasdikler geçerli sayılmakla beraber ikinci derecede usulsüzlük cezası gerektirmektedir. Aynı defteri ertesi yılda kullanmak isteyenlerin tasdiki yeniletmemeleri (ara tasdiki yaptırmamaları) durumunda ise birinci derecede usulsüzlük cezası uygulanacağı gibi re’sen takdire de gidilebilecektir.

1. 7.      Defterlerin tasdik makamı neredir?

VUK’na göre, defterler, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgahın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar, menkul kıymet ve kambiyo borsasındaki acenteler için borsa komiserliği tarafından tasdik olunur. Aynı ilke TTK’  da benimsenmiştir. Ancak, 2499 sayılı Kanunla yapılan düzenlemeler sonucunda, Sermaye Piyasası Kurulunun ve İstanbul Menkul Kıymetler Borsasının kurulmasına bağlı olarak Borsa Komiserliğinin defter tasdiki söz konusu olmayacağı için, borsa komisyoncuları ve aracı kurumların defterlerini notere tasdik ettirmeleri gerekmektedir. Serbest bölgelerde faaliyet gösterenlerin bu bölgelerdeki faaliyetleri için tutacakları defterler ise serbest bölge müdürlüklerince onaylanır.

Tasdik makamı, bu Kanuna göre tasdike getirilen defterleri sosyal güvenlik ile ilgili kuruluşların mevzuat hükümlerine bağlı kalmaksızın tasdik eder. Ayrıca, 17.06.2003 tarihinden bu yana ticari defterlerin, anonim ve limited şirketlerin kuruluş aşamasında, şirket merkezinin bulunduğu yer ticaret sicili memuru veya noter tarafından tasdik edilme imkanı da bulunmaktadır.

Defter tasdiklerinizi lütfen önemseyin

Vergi mükelleflerinin VUK’na ve TTK  paralel olarak kanuni defterlerini tasdik ettirmek ve gerekli kişi ve makamlara ibraz etmek zorunlulukları bulunmaktadır. Tasdik işlemi belirlenen sürede yapılmayan veya tasdik yenilenmesi gerçekleştirilmeyen defterler tutulmamış sayılmaktadır. Kanuni şekline ve esasına uygun olarak tutulan defterler aynı zamanda ispat aracı olmaktadır. Tasdiksiz defterlerin ise ispat aracı olarak kullanılması mümkün değildir. Vergilendirme dönemi takvim yılı olup, usulüne uygun özel hesap dönemi almayanlar için gerek defter tasdiki gerekse defterin tasdik yenilemesinin yaptırılması bakımından Aralık ve Ocak ayları önemlilik göstermektedir. Uygulamada bazı meslek mensuplarının özellikle kapanış tasdiklerini göz önüne almadıkları dikkat çekmektedir. Ancak yukarıdaki temel nedenlerden dolayı ileride problem yaşamamak adına defter tasdiklerine dikkat etmek son derece önemlidir.